Beitragsverwaltung und SEPA-Lastschrift für Vereine
Beiträge einmal am Mitglied hinterlegen, den Beitragslauf starten und die fertige Lastschriftdatei bei der Bank einreichen. Rechnungen und Zuwendungsbestätigungen entstehen im selben Schritt als PDF.
Vom Beitragssatz bis zur Bankdatei
Der Beitragseinzug ist die Aufgabe, an der die meiste Zeit hängt. Deshalb ist der Weg vom Beitragssatz zur eingereichten Datei in wenige Schritte gefasst.
Beitragsklassen
Legen Sie beliebig viele Beitragsklassen an – Erwachsene, Jugend, Familie, Fördermitglieder oder ermäßigte Sätze. Jedes Mitglied bekommt seine Klasse zugewiesen.
Zahlweise und Fälligkeit
Jährlich, halbjährlich, quartalsweise oder monatlich: Die Zahlweise steht am Mitglied und bestimmt, wann der Beitrag fällig wird.
SEPA-Mandate
IBAN, Mandatsreferenz und Unterschriftsdatum werden je Mitglied verwaltet. Ohne gültiges Mandat wird ein Mitglied im Lastschriftlauf nicht berücksichtigt.
Beitragslauf
Der Beitragslauf berechnet die fälligen Beiträge für den gewählten Zeitraum und zeigt vor dem Export, was eingezogen wird.
pain.008-XML für die Bank
Das Ergebnis ist eine SEPA-Lastschriftdatei im Format pain.008, die Sie im Online-Banking Ihrer Bank einreichen.
Rechnungen und Zuwendungsbestätigungen
Beitragsrechnungen und Zuwendungsbestätigungen entstehen als echte PDFs und lassen sich direkt per E-Mail versenden.
Ein Lauf, eine Datei, keine Handarbeit
Der Beitragslauf fasst alle fälligen Beiträge zusammen. Sie prüfen das Ergebnis, erzeugen die Lastschriftdatei und die zugehörigen Belege in einem Durchgang.
- Zeitraum wählen, fällige Beiträge werden berechnet
- Ergebnis vor dem Export kontrollieren
- SEPA-Datei und Belege aus demselben Lauf
Beitrag und Mandat stehen am Mitglied
Jahresbeitrag, Zahlweise, IBAN und Mandatsdaten liegen im selben Formular wie die Stammdaten. Wer ein Mitglied pflegt, pflegt damit auch die Grundlage des Einzugs.
- Beitragsklasse und Zahlweise je Mitglied
- Mandatsreferenz und Mandatsdatum dokumentiert
- Statusänderung wirkt sofort auf den nächsten Lauf
Wenn Ihr Verein anders abrechnet
Beitragsordnungen unterscheiden sich. Die Software bildet Ihre ab, statt Sie in ein Schema zu zwingen.
Eigene Felder für die Abrechnung
Ergänzen Sie Felder wie Ermäßigungsgrund, Aufnahmegebühr oder Spartenzuschlag und nutzen Sie sie in Listen und Auswertungen.
Auswahllisten selbst pflegen
Beitragsklassen und Zahlweisen ändern Sie selbst, wenn die Mitgliederversammlung die Beitragsordnung anpasst.
Belege mit Ihrem Briefkopf
Logo, Anschrift und Bankverbindung kommen aus den Vereins-Stammdaten und erscheinen auf jedem Beleg.
So läuft ein Beitragseinzug ab
1. Beiträge hinterlegen
Beitragsklassen anlegen und den Mitgliedern zuweisen, Mandate erfassen.
2. Beitragslauf starten
Zeitraum wählen, Ergebnis prüfen, Lastschriftdatei erzeugen.
3. Einreichen und belegen
pain.008-Datei bei der Bank einreichen, Rechnungen als PDF versenden.
Fragen zu diesem Thema
In welchem Format wird die SEPA-Datei erzeugt?
Als XML im Format pain.008, dem üblichen Format für SEPA-Basislastschriften. Die Datei reichen Sie im Online-Banking Ihrer Bank ein.
Werden SEPA-Mandate verwaltet?
Ja. IBAN, Mandatsreferenz und Mandatsdatum werden je Mitglied geführt. Mitglieder ohne gültiges Mandat bleiben im Lastschriftlauf außen vor.
Können unterschiedliche Beiträge abgerechnet werden?
Ja. Sie legen beliebig viele Beitragsklassen an und weisen sie den Mitgliedern zu. Zusätzlich bestimmt die Zahlweise am Mitglied, wann und wie oft abgerechnet wird.
Bekomme ich Beitragsrechnungen als PDF?
Ja. Beitragsrechnungen und Zuwendungsbestätigungen werden als echte PDF-Dokumente erzeugt und können direkt per E-Mail versendet werden.
Wie kommen die Buchungen in die Buchhaltung?
Über den Export im DATEV-EXTF-Format. Ein GoBD-konformes Journal dokumentiert zusätzlich lückenlos, was gebucht wurde.
Was passiert bei einem Mitgliedswechsel mitten im Jahr?
Die Zahlweise und der Status am Mitglied bestimmen, was im nächsten Lauf fällig wird. Änderungen wirken auf den folgenden Beitragslauf und bleiben in der Historie nachvollziehbar.
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