Vereinsbuchhaltung: DATEV-Export und GoBD-konformes Journal
Belege entstehen dort, wo die Daten liegen: bei Beiträgen, Spenden und Rechnungen. Das Journal hält jede Buchung revisionssicher fest, der DATEV-Export übergibt sie an den Steuerberater.
Buchhaltung, die zur Kassenprüfung passt
Ehrenamtliche Kassenführung muss nachvollziehbar sein – gegenüber der Kassenprüfung, dem Steuerberater und dem Finanzamt.
Revisionssicheres Journal
Alle Buchungen laufen in ein lückenlos verkettetes Journal. Die Verkettung über eine Hash-Kette macht nachträgliche Änderungen erkennbar.
DATEV-Export im EXTF-Format
Buchungsstapel werden im DATEV-EXTF-Format ausgegeben und lassen sich vom Steuerberater direkt einlesen.
Belege als echte PDFs
Beitragsrechnungen, Zuwendungsbestätigungen und sonstige Belege entstehen als PDF und bleiben dem Vorgang zugeordnet.
Vereins-Stammdaten als Grundlage
Anschrift, Bankkonten, Standorte und Logo werden zentral gepflegt und erscheinen auf jedem Beleg.
Änderungs-Historie
Zu jedem Datensatz ist dokumentiert, wer wann etwas geändert hat – die Grundlage für jede Rückfrage.
Mehrere Bankkonten
Vereine mit getrennten Konten für Beiträge, Spenden oder Abteilungen bilden das in den Stammdaten ab.
Stammdaten einmal pflegen, überall verwenden
Anschrift, Bankverbindungen, Standorte und Logo liegen zentral. Belege und Exporte greifen darauf zu, statt dass jemand Daten in Vorlagen nachpflegt.
- Profiltyp Verein, Unternehmen oder Einrichtung
- Mehrere Bankkonten und Standorte
- Logo und Briefkopf für alle Dokumente
Was die Prüfung erwartet
GoBD verlangt Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und Vollständigkeit. Diese drei Punkte sind technisch abgebildet.
Nachvollziehbar
Jede Buchung trägt ihren Ursprung. Vom Journaleintrag führt der Weg zurück zum Beitrag, zur Spende oder zur Rechnung.
Unveränderbar
Die Hash-Kette des Journals verknüpft jeden Eintrag mit seinem Vorgänger. Wird nachträglich etwas verändert, bricht die Kette.
Vollständig
Belege, Journal und Export gehören zusammen. Der DATEV-Stapel entsteht aus denselben Daten, aus denen die Belege erzeugt wurden.
Der Weg zum Jahresabschluss
1. Stammdaten setzen
Vereinsdaten, Bankkonten und Logo einmalig hinterlegen.
2. Laufend buchen
Beiträge, Spenden und Rechnungen erzeugen Belege und Journaleinträge.
3. Übergeben
Buchungsstapel als DATEV-EXTF exportieren und dem Steuerberater übergeben.
Fragen zu diesem Thema
Was bedeutet GoBD-konform in der Praxis?
Buchungen müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sein. Das Journal erfüllt das über eine lückenlose Verkettung der Einträge: Nachträgliche Manipulationen an einem Eintrag brechen die Kette und fallen auf.
Was genau ist der DATEV-Export?
Ein Buchungsstapel im DATEV-EXTF-Format. Steuerberaterinnen und Steuerberater lesen dieses Format direkt in ihre Software ein, ohne dass jemand Zahlen abtippt.
Ersetzt das den Steuerberater?
Nein. Die Software erzeugt saubere, prüffähige Daten und übergibt sie. Die steuerliche Beurteilung – etwa zur Gemeinnützigkeit – bleibt Aufgabe der Beratung.
Kann die Kassenprüfung damit arbeiten?
Ja. Belege liegen als PDF vor, das Journal zeigt lückenlos alle Buchungen, und die Änderungs-Historie dokumentiert, wer wann etwas geändert hat.
Können Spenden und Zuwendungsbestätigungen abgebildet werden?
Ja. Zuwendungsbestätigungen werden als PDF erzeugt und wie andere Belege im System geführt.
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